La Richiesta di Acquisto (Purchase Requisition) in SAP è un documento interno utilizzato per segnalare la necessità di acquistare beni o servizi. Questo documento è il primo passo nel processo di approvvigionamento, fungendo da input per la creazione di un ordine d’acquisto (Purchase Order, PO) in SAP.

La richiesta di acquisto in SAP è uno strumento essenziale per gestire in modo strutturato ed efficiente il ciclo degli approvvigionamenti, garantendo che ogni fase del processo sia tracciata, approvata e ottimizzata. Rendere la richiesta di acquisto disponibile ai fornitori in modo automatico, e attivare un flusso intelligente in grado di coinvolgere a avvisare i diversi fornitori per effettuare le quotazioni garantisce un importante risparmio di tempo.

La richiesta di acquisto può essere creata manualmente dal personale autorizzato, oppure automaticamente attraverso processi pianificati (ad esempio, MRP – Material Requirements Planning). Include dettagli come i materiali o servizi richiesti, la quantità, la data di consegna desiderata, e il centro di costo o progetto a cui è imputata la spesa.

Una volta creata, la richiesta di acquisto può essere sottoposta a un flusso di approvazione, basato su criteri come il valore dell’acquisto o la natura del materiale/servizio richiesto. Le approvazioni possono essere automatiche o richiedere l’intervento di specifici responsabili.

Dopo l’approvazione, la richiesta di acquisto può essere trasformata in un ordine d’acquisto (PO). Questo rappresenta un documento formale inviato al fornitore per avviare il processo di acquisto. La conversione può avvenire manualmente da parte del reparto acquisti, o automaticamente, se configurato nel sistema.

La richiesta di acquisto in SAP è completamente tracciabile, permettendo di visualizzare lo stato della richiesta, l’approvazione, e la successiva conversione in ordine d’acquisto. La richiesta di acquisto è integrata con altri moduli SAP, come il modulo di gestione dei materiali (MM), il modulo di pianificazione della produzione (PP), e il modulo di controllo (CO), assicurando una gestione coordinata e coerente del processo di approvvigionamento.

Permette una gestione controllata e monitorata degli acquisti, riducendo sprechi e acquisti non autorizzati.
Facilita l’automazione del processo di approvvigionamento, riducendo il lavoro manuale e i rischi di errore.
Si integra facilmente con gli altri moduli SAP, consentendo un flusso continuo di informazioni attraverso i processi aziendali.

La Richiesta di Offerta (Request for Quotation, RFQ) in SAP è un documento utilizzato per sollecitare offerte da fornitori per l’acquisto di beni o servizi specifici. Questa richiesta rappresenta una fase preliminare nel processo di acquisto, in cui l’azienda contatta vari fornitori per ottenere le loro proposte economiche e tecniche prima di emettere un ordine d’acquisto (Purchase Order, PO).

La richiesta di offerta in SAP è uno strumento fondamentale per gestire in modo strutturato e competitivo il processo di selezione dei fornitori, garantendo che l’azienda ottenga le migliori condizioni possibili per l’acquisto di beni e servizi.

La richiesta di offerta può essere creata manualmente o automaticamente in SAP, a partire da una Richiesta di Acquisto (Purchase Requisition) o direttamente come un nuovo documento.
Include dettagli specifici relativi ai beni o servizi richiesti, come descrizione del materiale, quantità, termini di consegna desiderati, e specifiche tecniche.

La SUPPLY COLLAB-PLATFORM si occupa di notificare in modo intelligente gli stakeholder: la RFQ viene inviata a uno o più fornitori selezionati, i quali sono invitati a presentare le loro offerte.
I fornitori possono essere scelti da un elenco di fornitori qualificati registrati nel sistema SAP, e le RFQ possono essere indirizzate contemporaneamente a più fornitori per facilitare la comparazione delle offerte.

Avere un canale di comunicazione rivolto ai fornitori permette di automatizzare il flusso di richiesta in modo snello e immediato.

I fornitori rispondono alla RFQ con le loro offerte, che vengono registrate sulla SUPPLY COLLAB PLATFORM ed in real time nel sistema SAP.
Le offerte ricevute possono includere prezzi, termini di consegna, condizioni di pagamento, e qualsiasi altra informazione richiesta.
SAP consente di confrontare facilmente le offerte ricevute da diversi fornitori, analizzando i vari aspetti, come prezzo, tempi di consegna, e condizioni contrattuali.

Le offerte ricevute vengono valutate sulla base di criteri definiti, come prezzo, qualità, affidabilità del fornitore, e capacità di soddisfare i requisiti tecnici. Il sistema SAP può aiutare a selezionare l’offerta migliore mediante strumenti di analisi e reportistica.
Una volta selezionato il fornitore, la RFQ può essere convertita in un ordine d’acquisto (PO).

Ogni RFQ è completamente tracciabile all’interno del sistema SAP, consentendo di monitorare lo stato delle offerte ricevute, la loro valutazione e la selezione finale. SAP fornisce report dettagliati sulle RFQ e sulle offerte, utili per analizzare le performance dei fornitori e prendere decisioni informate. Garantire ai fornitori un facile accesso è di sicura utilità per il business dell’azienda.

Sollecitare offerte da più fornitori permette all’azienda di ottenere condizioni più vantaggiose, garantendo competitività e ottimizzazione dei costi.

L’intero processo di richiesta e valutazione delle offerte è tracciato e documentato, aumentando la trasparenza e riducendo il rischio di errori o favoritismi.
SAP semplifica e automatizza il processo di gestione delle offerte, riducendo il carico amministrativo e migliorando l’efficienza operativa.
La RFQ è integrata con gli altri moduli SAP, come il modulo di gestione dei materiali (MM), il modulo di contabilità (FI), e il modulo di controllo (CO), consentendo una gestione fluida e coerente del processo di approvvigionamento.

La gestione degli ordini di manutenzione su WSPM è un processo fondamentale per pianificare, eseguire e monitorare le attività di manutenzione su attrezzature, macchinari e impianti all’interno di un’organizzazione. Il sistema prevede:

1. Creazione dell’ordine di manutenzione: La creazione di un ordine di manutenzione è possibile tramite SAP PM o direttamente sull’interfaccia dedicata ai manutentori WSPM. Questo può avvenire manualmente da parte di un utente o essere generato automaticamente ad esempio un piano di manutenzione preventiva. Durante la creazione dell’ordine, vengono specificate informazioni dettagliate, come il tipo di lavoro da eseguire, la priorità, la data prevista, le risorse necessarie e altre informazioni pertinenti ma configurabili in base alle specifiche modalità di lavoro di ogni reparto di manutenzione. Il sistema consente l’inserimento automatico di più campi per velocizzare le operazioni.

2. Pianificazione delle attività: Una volta creato l’ordine di manutenzione, viene pianificato il lavoro da svolgere. Questo include la determinazione delle risorse necessarie, la stima dei tempi e la sequenza delle attività da svolgere. La pianificazione è facilmente consultabile dai manutentori o può essere esportata o stampata per essere esposta all’interno del plant.

3. Conversione da notifica a ordine: l’avviso può facilmente essere convertito in ordine di manutenzione sia da SAP che da WSPM.

4. Assegnazione dell’ordine di manutenzione: Dopo la pianificazione, l’ordine di manutenzione viene assegnato a un responsabile di manutenzione o a un gruppo di lavoro competente. Questo può avvenire automaticamente in base a criteri predefiniti nel sistema o essere gestito manualmente da un supervisore. L’ordine viene poi preso ufficialmente in carico dagli operatori abilitati direttamente dal tablet all’interno dell’impianto.

5. Esecuzione del lavoro: Preso in carico, l’ordine di manutenzione viene eseguito dal manutentore o dal gruppo di lavoro. Questo può includere l’esecuzione di attività di manutenzione preventive, correttive o predittive, l’installazione o la sostituzione di componenti, la riparazione di guasti o altre attività necessarie per mantenere gli asset in condizioni operative ottimali. Il sistema consente di abilitare anche operatori in outsourcing.

6. Documentazione e registrazione: Durante l’esecuzione del lavoro, vengono registrate tutte le attività svolte e le informazioni pertinenti, compresi eventuali allegati di media (immagini, video o audio). Ciò include dettagli sulle attività eseguite, i materiali utilizzati, i tempi impiegati e altre informazioni rilevanti. La documentazione accurata è essenziale per tracciare la storia di manutenzione degli asset e per garantire la conformità normativa.

7. Valutazione e chiusura: Una volta completato il lavoro, l’ordine di manutenzione viene valutato per assicurarsi che tutte le attività siano state eseguite correttamente e che gli obiettivi siano stati raggiunti. Il sistema prevede la sospensione, la presa in carico da parte di un altro operatore o il cambio turno. Successivamente, l’ordine viene chiuso nel sistema, segnalando ufficialmente la fine delle attività di manutenzione. La chiusura dell’ordine include la registrazione delle ore lavorate, dei materiali utilizzati e dei costi associati, nonché eventuali note, commenti o allegati relativi al lavoro svolto.

In sintesi, la gestione degli ordini di manutenzione su WSPM e nel modulo PM di SAP consente di pianificare, eseguire e monitorare in modo efficiente le attività di manutenzione degli asset aziendali, garantendo la massima disponibilità, affidabilità e efficienza operativa.

Lo storico degli ordini di manutenzione nel modulo PM (Plant Maintenance) di SAP fornisce una registrazione dettagliata di tutte le attività di manutenzione svolte su attrezzature, macchinari e impianti nel corso del tempo. WSPM permette ai manutentori di alimentare con facilità e costanza il sistema dei dati necessari. Questo storico è una risorsa preziosa per tracciare la storia di manutenzione degli asset, analizzare le prestazioni passate e prendere decisioni informate per il futuro. Ecco una panoramica di ciò che lo storico degli ordini di manutenzione include e come può essere utilizzato:

1. Dettagli dell’ordine di manutenzione: Lo storico registra informazioni dettagliate su ciascun ordine di manutenzione, compresi il numero dell’ordine, la data di creazione, il tipo di lavoro eseguito, la priorità, la data prevista e altre informazioni pertinenti.

2. Attività svolte: Viene registrato un elenco completo delle attività eseguite durante ciascun ordine di manutenzione. Questo può includere attività preventive, correttive, predittive o di ispezione, nonché la sostituzione o la riparazione di componenti specifici.

3. Materiali utilizzati: Lo storico tiene traccia dei materiali utilizzati durante ciascun ordine di manutenzione, come pezzi di ricambio, lubrificanti, strumenti e altri materiali consumabili. Queste informazioni sono utili per gestire l’inventario dei materiali e analizzare i costi associati alle attività di manutenzione.

4. Tempi impiegati: Vengono registrati i tempi impiegati per eseguire ciascuna attività di manutenzione, inclusi i tempi di inizio e fine, nonché eventuali interruzioni o ritardi nel processo di esecuzione del lavoro. Queste informazioni consentono di valutare l’efficienza operativa e identificare aree di miglioramento dei processi.

5. Costi associati: Lo storico include i costi associati a ciascun ordine di manutenzione, compresi i costi della manodopera, dei materiali, degli strumenti e altri costi indiretti. Queste informazioni sono fondamentali per monitorare e gestire i costi di manutenzione e valutare la redditività degli investimenti in manutenzione.

6. Anomalie e risoluzione dei problemi: Se durante l’esecuzione dell’ordine di manutenzione vengono riscontrate anomalie o problemi, queste vengono registrate nello storico insieme alle azioni correttive adottate. Queste informazioni sono utili per identificare tendenze, prevenire problemi ricorrenti e migliorare continuamente le pratiche di manutenzione.

Utilità dello storico degli ordini di manutenzione:

– Analisi delle prestazioni passate: Lo storico consente di valutare le prestazioni passate degli asset e delle attività di manutenzione, identificando aree di forza e di debolezza e guidando il miglioramento continuo.
– Pianificazione e programmazione futura: Le informazioni storiche possono essere utilizzate per pianificare e programmare attività future di manutenzione, prevedendo tempi, risorse e costi necessari.
– Conformità normativa: Lo storico fornisce una documentazione dettagliata delle attività di manutenzione svolte, che può essere utilizzata per dimostrare la conformità normativa e soddisfare i requisiti di audit.
– Supporto decisionale: Basandosi sulle informazioni storiche, è possibile prendere decisioni informate riguardo a investimenti in manutenzione, ottimizzazione delle risorse e strategie di gestione degli asset.

In sintesi, lo storico degli ordini di manutenzione nel modulo PM di SAP è una risorsa essenziale per tracciare, analizzare e migliorare le operazioni di manutenzione, garantendo la massima disponibilità, affidabilità ed efficienza degli asset aziendali. WSPM rende i dati sempre disponibili in mobilità proprio mentre stai lavorando.

La gestione e configurazione del controllo di stock nel modulo PM (Plant Maintenance) di SAP è un aspetto cruciale per garantire che siano disponibili i materiali necessari per eseguire le attività di manutenzione in modo efficiente. Come funziona la gestione e la configurazione del controllo di stock in WSPM:

1. Definizione dei materiali: Il processo inizia con la definizione dei materiali nel sistema SAP PM. Questi possono includere parti di ricambio, lubrificanti, strumenti e altri materiali necessari per eseguire le attività di manutenzione sugli asset. Ogni materiale è associato a una descrizione, un codice, un’unità di misura e altre informazioni pertinenti.
Noi siamo a completo supporto per strutturare questa attività di data entry ed eventualmente affiancare in modo concreto il team incaricato del censimento e dell’inserimento dei dati a sistema.

2. Creazione di ordini di acquisto: Quando è necessario rifornire gli stock di materiali, vengono creati ordini di acquisto nel sistema SAP PM innescati sal sistema smart di WSPM direttamente dal tablet dell’operatore. Gli ordini di acquisto possono essere generati manualmente o automaticamente in base a regole di riordino o a necessità specifiche. Durante la creazione dell’ordine di acquisto, vengono specificati i materiali richiesti, le quantità, i fornitori e altre informazioni pertinenti.

3. Ricezione dei materiali: Una volta che gli ordini di acquisto sono stati inviati ai fornitori e i materiali sono stati consegnati, viene registrata la ricezione dei materiali nel gestionale. Questo processo aggiorna automaticamente gli stock di magazzino e consente di tenere traccia dei materiali disponibili per l’utilizzo nelle attività di manutenzione.

4. Gestione degli stock di magazzino: WSPM consente al manutentore di consultare il sistema velocemente sui materiali richiesti, consente di gestire in modo centralizzato gli stock di magazzino per tutti i materiali utilizzati nelle attività di manutenzione. Questo include la registrazione delle quantità in ingresso e in uscita, la gestione delle scorte di sicurezza, la valutazione degli stock e altre operazioni di gestione degli stock. Per le aziende più virtuose e attente ai costi è possibile differenziare i materiali sul concetto di partita (nuovo, usato e ricondizionato).

5. Controllo dei livelli di stock: SAP PM supporta il monitoraggio continuo dei livelli di stock per garantire che siano disponibili quantità sufficienti di materiali per eseguire le attività di manutenzione. Sono disponibili funzionalità di controllo automatico degli stock per generare avvisi o ordini di acquisto quando i livelli di stock raggiungono determinati limiti minimi o massimi.

6. Configurazione dei parametri di controllo degli stock: La configurazione dei parametri di controllo degli stock è essenziale per adattare il sistema alle esigenze specifiche dell’azienda. Questi parametri includono soglie di riordino, quantità di riordino, tempi di consegna dei fornitori e altre impostazioni che influenzano il processo di riordino e la gestione degli stock.

7. Integrazione con altri processi: La gestione e la configurazione del controllo di stock sono integrate con altri processi di SAP, come la pianificazione delle attività di manutenzione, la gestione delle richieste di intervento e la registrazione delle attività di manutenzione eseguite. Questa integrazione assicura che i materiali necessari siano disponibili quando e dove sono necessari per eseguire le attività di manutenzione in modo efficiente.

In sintesi, la gestione e la configurazione del controllo di stock in WSPM consentono di mantenere disponibili i materiali necessari per eseguire le attività di manutenzione in modo tempestivo ed efficiente, riducendo i tempi di fermo e ottimizzando l’utilizzo delle risorse aziendali.